Viele von euch kennen mindestens zwei der in der Überschrift genannten Begriffe, nämlich POP3 und IMAP. Und auch Exchange ActiveSync, kurz EAS dürften einige zumindest schon mal gelesen haben. Doch was genau ist das eigentlich?

Grundsätzlich handelt es sich bei allen drei Begriffen um Methoden für den E-Mail Empfang. Grundvoraussetzung dafür ist, dass du über ein E-Mail Programm verfügst. Viele große Anbieter wie GMAIL, GMX oder WEB arbeiten hauptsächlich über die Web-Oberfläche, bei der sich Benutzer mit E-Mail Adresse und Passwort anmelden und dann Zugriff auf alle Funktionen erlangen. Aber auch die E-Mails dieser Anbieter können auf externen E-Mail Programme, wie Outlook oder Thunderbird, verwaltet werden.

Was ist POP3 – und was kann es?

POP3 ist die älteste und damit auch bekannteste Methode Empfangen von E-Mails. Aufgrund ihres Alters ist der Funktionsumfang natürlich etwas eingeschränkt und beschränkt sich auf das Wesentliche, nämlich das Verwalten der E-Mails auf dem Server selbst.

Ganz einfach ausgedrückt lädt dein E-Mail Programm Kopien der E-Mails vom Server deines E-Mail Anbieters herunter und überträgt diese auf dein Endgerät. Du kannst dann zusätzlich noch entscheiden, ob:

• die originalen E-Mails sofort vom Server gelöscht werden sollen
• die originalen E-Mails nach einer gewissen Zeit (z.B. 7 Tage) vom Server gelöscht werden sollen
• die originalen E-Mails trotzdem auf dem Server verbleiben sollen

Die möglichen Optionen bieten entscheidende Vorteile bei der Speicherverwaltung. In der Regel ist der Speicherplatz für E-Mails auf ein bestimmtes Volumen begrenzt, so dass eine Löschung der bereits heruntergeladenen und gelesenen E-Mails wieder Platz freigibt. Früher war es nicht unüblich, dass ein Server nur wenige Megabyte an Speicherplatz bot. Verfügst du hingegen über einen Anbieter, der dir ausreichend Speicherplatz anbietet, kannst du die originalen E-Mails auch getrost als Back-Up liegen lassen. Dies kann vor allem dann von Wichtigkeit sein, wenn das reguläre Endgerät (Smartphone, PC, Handheld etc.) ausfällt und alle heruntergeladenen Kopien verloren gegangen sind.

Diese Methode wird vor allem im privaten Sektor verwendet, wo nur ein Endnutzer auf die Daten zugreifen muss. Dieser kann aber durchaus mit mehreren Geräten arbeiten, wobei das verbleiben der E-Mails auf dem Server eine entscheidende Rolle spielt. Ein zweites Endgerät, das ebenfalls über POP3 mit dem gleichen Postfach auf dem E-Mail Server verbunden ist, kann dann ebenfalls Kopien der E-Mail herunterladen. So kann ein Anwender problemlos mit mehreren (auch unterschiedlichen) Endgeräten arbeiten. Wichtig zu verstehen ist aber, dass alle Endgeräte, die per POP3 mit dem Server verbunden sind, eigene einzigartige Kopien herunterladen.

POP3 steht für Post Office Protocol Version 3.

Was ist IMAP – und was kann es?

IMAP kann man als Weiterentwicklung von POP3 verstehen. Auch diese Methode ist maßgeblich für das Empfangen von E-Mails zuständig. Auch in diesem Falle musst du über einen E-Mail Anbieter verfügen, der dir Speicherplatz auf einem E-Mail Server zur Verfügung stellt. Dennoch arbeitet IMAP etwas anders als POP3.

Während bei POP3 die E-Mails auf ein Endgerät heruntergeladen werden müssen, ist dies bei IMAP nicht der Fall. In Zeiten, wo sich SPAM und E-Mail Viren immer mehr ausbreiten, ist es wichtig, besser gewappnet zu sein. Außerdem spielte in den letzten Jahren und auch heute die fortschreitende Vernetzung eine entscheidende Rolle.

Zwar wird IMAP auch in einem E-Mail Programm auf einem Endgerät eingerichtet, prinzipiell erfolgt das Bearbeiten der E-Mails aber auf dem E-Mail Server des Anbieters.

Gehen wir davon aus, dass du über zwei Endgeräte verfügt, nämlich ein Smartphone und einen Laptop. Auf beiden Geräten sind E-Mail Programme, wie z.B. Outlook eingerichtet. In beiden E-Mail Programmen ist die Verbindung zu dem gleichen Postfach auf dem Server mittels IMAP eingerichtet. Nun empfängst du eine neue E-Mail auf dem Server. Diese neue E-Mail wird nicht, wie bei POP3, auf beiden Geräten als Kopie heruntergeladen. Stattdessen greifst du mittels deiner E-Mails Programme auf die original E-Mail auf dem Server zu. Führst du nun Änderungen durch, z.B. markierst du sie als gelesen oder verschiebst sie in einen von dir angelegten Ordner, werden all diese Änderungen logischerweise auf allen Endgeräten angezeigt. Führst du die jeweiligen Änderungen an deiner E-Mail in unserem Beispiel also von deinem Laptop aus, wirst du die Änderungen ebenfalls auf deinem Smartphone sehen. Umgekehrt funktioniert es natürlich genauso.

Dies kann natürlich auch zu Problemen führen. Löschst du beispielsweise eine E-Mail in deinem E-Mail Programm, egal von welchem Endgerät, ist die E-Mail auch auf allen anderen Endgeräten verloren. Es werden keine Kopien erzeugt.

Der große und entscheidende Vorteil jedoch in der Synchronität zwischen allen Geräten. So können Ordnerstrukturen einmalig erstellt werden, die auf allen Geräten verfügbar sind. Das Beantworten oder das Weiterleiten von E-Mails ist ohne Zeitverlust sofort auf allen Geräten einsehbar. Beachten solltest du jedoch dein Speichervolumen. Da bei IMAP kein standardmäßiges Löschen von E-Mails durchgeführt wird, kann ein Postfach relativ schnell voll sein, abhängig natürlich davon, über wie viel Speicher dir auf dem Server zu Verfügung gestellt wird.

IMAP steht für Internet Message Access Protocol.

Was ist Exchange – und was kann es?

Durch den weltweiten Gebrauch von E-Mails haben sich natürlich auch Funktionen und Arbeitsweisen darum herausgebildet. Zu den wohl Wichtigsten zählt das Verwalten von Kontakten und das Arbeiten mit Terminkalendern. Vor allem Outlook und Thunderbird als E-Mail Programme bieten dieses Funktionsspektrum als Software an. Entsprechend ist die Nachfrage groß, dass E-Mail Server diese Grundvoraussetzungen erfüllen. Die Meisten tuen dies auch, allerdings in einer autarken Form, nämlich auf einer Webbasierten Oberfläche, wie wir es von z.B. Google & Co. kennen.

Um alle E-Mail-Funktionen umfassend und gemäß der aktuellen Anforderungen zur Verfügung stellen zu können, wurde das Protokoll EAS, also Exchange ActiveSync entwickelt. Die Funktionsweise beim Empfang und der Verwaltung von E-Mails entspricht jener, wie wir sie bereits von IMAP kennen. Zusätzlich kommen die Verwaltung von Kalendern und Kontakten hinzu. Hier wird das gleiche Prinzip angewendet. Sowohl Termine als auch Kontakte werden auf dem Server verwaltet und mittels des Protokolls an alle verbundenen Endgeräte geliefert. Fügst du nun einen Kontakt auf einem mit EAS verbundenen Endgerät innerhalb deines E-Mail Programmes hinzu, wird dieser Kontakt auch auf allen anderen Endgeräten, die via EAS mit dem selben Konto verbunden sind abgezeigt. Das gleiche gilt für Termine. Hierbei spielt es keine Rolle, ob ein neuer Termin eingestellt, ein bestehender verschoben oder ein alter gelöscht wird. Das heißt, du arbeitest dann komplett online.

Doch nicht jeder Server-Betreiber stellt auch EAS, also Exchange ActiveSync zur Verfügung bzw. bietet es nur unter zusätzlichen Kosten an. Du solltest dich also zuvor informieren, ob der von dir gewählte Anbieter auch EAS-tauglich ist.

Die Exchange-Methode hat vor allem in geschäftlichen Feldern große Bedeutung, da das unabhängige Arbeiten bei voller Synchronisation erhebliche Vorteile bietet. Außerdem ermöglicht es ein zeitgleiches Arbeiten von mehreren Personen über ein Postfach. Auch der Austausch von Kontakten und das absprechen und planen von Terminen wird hier erheblich erleichtert.

EAS steht für Exchange ActiveSync.

Was ist SMTP – und was kann es?

Nachdem du dich durch diese Erklärungen und Beschreibungen gewühlt hast, fragst du dich sicherlich, warum das Versenden von E-Mails gar nicht erwähnt wurde. Immerhin möchtest du ja vielleicht auch ein paar Nachrichten in die große und weite Internetwelt heraussenden.

Das liegt daran, dass alle drei oben genannten Protokolle für das Empfangen zuständig sind. Das senden übernimmt das SMTP. Das heißt, wann immer du eine neue E-Mail abschickst oder eine erhaltene weiterleitest, kommt dieses Protokoll zum Tragen. Die Arbeitsweise ist denkbar einfach. Je nach verwendeten Empfangsprotokoll versendest du direkt vom Server (IMAP/EAS) oder eine Kopie wird von deinem Endgerät an den Server übertragen (POP3) und von dort aus versendet.

SMTP steht für Simple Mail Transfer Protocol.