(c) pixabay.com / Muhammad Ribkhan

Problemlösung: E-Mails werden nach 14 Tagen gelöscht

Diese Problemlösung beschränkt sich auf die Benutzung von Outlook. Wenn man den zahlreichen Hilfe-Anfragen in unterschiedlichsten Foren im Internet Glauben schenken darf, tritt häufig ein Problem beim Betrieb von E-Mail Konten auf, dass dazu führt, dass die eigenen E-Mails in regelmäßigen Abständen aus dem Posteingang verschwinden oder gar gelöscht werden.

In der Regel kann sich ein Anwender, also ein Client-Betreiber, dieses Phänomen nicht erklären und deutet zunächst auf den Serverbetreiber, also E-Mail Provider. In den seltensten Fällen dürfte das jedoch zielführend sein, denn E-Mail Betreiber unterliegen strengen Regularien, die es ihnen untersagt, einfach und vor allem ungefragt E-Mails aus Posteingängen zu löschen, dazu auch noch regelmäßig.

Worin genau liegt also das Problem?

Wie wir aus vorangegangenen Blogbeiträgen hier wissen, kann ein E-Mail Postfach auf unterschiedliche Art und Weise mittels Outlook angebunden werden. Die drei gängigsten Verfahren sind POP3, IMAP sowie EAS, also ActiveSync. Die maßgeblichsten Unterschiede erläutern wir in diesem Beitrag.
Daher wissen wir, dass POP3-Anbindungen Kopien auf dem Client, also dem Computer, auf dem Outlook betrieben wird, erzeugt werden. Bei IMAP sowie EAS hingegen wird eine solche Kopie nicht angelegt. Stattdessen arbeitet man direkt auf dem Server.

Bei der Nutzung von POP3-Konten ergibt sich daher eine logische und vorkonfigurierte Einstellung in Outlook. Diese Einstellung erlaubt es, E-Mails auf dem Server in einem regelmäßigen Intervall zu löschen. das ist deswegen logisch, weil wie gerade beschrieben, jede E-Mail als Kopie auf dem Client abgelegt wird. Damit wird die original E-Mail auf dem Server quasi obsolet.

Sind nun beispielweise zwei Geräte mit einem E-Mail Konto verbunden, eines per POP3 und eines (beispielweise ein Smartphone) per IMAP, so führt es dazu, dass die E-Mails auf dem IMAP-angebundenen Client scheinbar verschwinden, da dieses Gerät immer direkt auf den E-Mail Server zugreift.

Die Lösung liegt also darin, die automatisch von Outlook initiierten Löschungintervalle zu deaktivieren.

Deaktivierung der Einstellung zum Löschen von E-Mails

  1. Im ersten Schritt öffnest du Outlook auf dem Computer, der per POP3 verbunden ist. Anschließend klickst du in der Navigationsleiste von Outlook auf “Datei”.
  1. Anschließend wählst du das richtigen Konto aus (wahrscheinlich ist es vorselektiert) und klickst du auf “Kontoeinstellungen”.
  1. Wähle nun den Punkt “Kontoeinstellungen…” aus, um die Liste der verbundenen Konten angezeigt zu bekommen.
  1. In der folgenden Liste klicke einmal auf das betroffene verbundene POP/SMTP Konto, um es zu aktivieren. Es wird blau markiert.
  1. Klicke nun auf den Button “Ändern…”, um die POP-Kontoeinstellungen, die auch die E-Mail-Einstellungen beinhalten, aufzurufen.
  1. Im nun sich öffnenden Fenster findest du im unteren Bereich die E-Mail-Einstellungen. Deselektiere hier die Checkbox “Vom Server entfernen nach [14] Tagen entfernen”.
  1. Bestätige anschließend deine Änderung über den Button “Weiter”.

Ab sofort sollte das Löschen von E-Mails ein Ende haben. Bedenke aber auch, dass dies dazu führt, dass dein E-Mail Postfach wie ein Briefkasten ist und über einen gewissen Speicherplatz verfügt. Wie einen Briefkasten, musst du dein Postfach regelmäßig manuell leeren, sonst wird es irgendwann keine neuen Briefe bzw. E-Mails mehr annehmen können. Schaue also regelmäßig nach, wieviel deiner vom E-Mail Provider zur Verfügung gestellten Gigabyte bereits belegt sind.

Leave a Comment

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.